Najczęściej popełniane błędy podczas pisania wiadomości e-mail. Jak prowadzić oficjalną korespondencję?

Poczta elektroniczna jest jednym z najpopularniejszych narzędzi komunikacji. Używa się jej w pracy do kontaktu z pozostałymi pracownikami, przełożonymi, klientami czy urzędami. Warto w takiej sytuacji zwrócić uwagę na poprawne prowadzenie rozmowy i używanie właściwych określeń oraz znaków.

Jakie błędy najczęściej są popełniane przy tworzeniu wiadomości e-mail?

Wbrew pozorom błędów tych nie jest wiele, ale są dość rażące i mogą wpłynąć na negatywny odbiór danej osoby. Poprawne układanie treści oraz znajomość prostych zasad pomogą w osiągnięciu lepszych wyników w pracy, a także podczas załatwiania niezbędnych formalności w urzędach. Poniżej znajduje się lista najczęściej popełnianych błędów.

1. Przywitanie – początek wiadomości

Z jakiegoś powodu słowem najczęściej rozpoczynającym każdą wiadomość jest "Witam". W ostatnim czasie zrobiło się o tym dość głośno za sprawą językoznawców, którzy wskazują, że to konkretne określenie ma swoje jasne znaczenie nie pasujące do oficjalnej korespondencji.
"Witam" jest słowem, którego używa gospodarz do przywitania gości w swoim domostwie. Jednocześnie ukazuje on nierówność relacji, która stawia go ponad gośćmi. W korespondencji elektronicznej nie ma relacji gospodarz-gość, a nadawca nie powinien stawiać się ponad osobami, do których pisze. W szczególności, jeśli adresatami są jego przełożeni.
Formalną korespondencję znacznie lepiej jest rozpocząć od tradycyjnego i w pełni poprawnego "Szanowni Państwo" lub "Szanowny/a Pani/e". Akceptowalne są również odmiany słowa "drodzy".
W mniej oficjalnych wiadomościach całkowicie wystarczy "Dzień dobry" lub "Pani/e 'imię odbiorcy'". W przypadku bliskich relacji pomiędzy rozmówcami wystarczy samo imię w formie wołacza: "Aniu!" czy "Tomku!".

2. Wielkość liter w pierwszym zdaniu

Utarł się schemat, w którym pierwsze zdanie zawsze jest zapisywane wielką literą, co nie zawsze jest poprawną formą w przypadku wiadomości elektronicznej. Wszystko zależy od przywitania, które zostało użyte, a dokładniej od znaku interpunkcyjnego, którym zostało zakończone.
Jeśli przywitanie brzmiało "Szanowni Państwo!", to rozpoczęcie pierwszego zdania następnego akapitu od wielkiej litery jest jak najbardziej uzasadnione.
Jeśli z kolei początek został zapisany w takiej formie: "Szanowni Państwo," to następny akapit powinien zaczynać się od małej litery.
Warto pamiętać, że pierwsze zdanie po przywitaniu nie jest początkiem, a kontynuacją. Po wykrzykniku i kropce zawsze piszę się wielką literę, ale po przecinku zawsze stawia się mały znak.
W korespondencji oficjalnej rzadko korzysta się z wykrzykników, ponieważ nie uważa się ich użycia za właściwe. Mogą zostać uznane za zbyt gwałtowne czy agresywne.

I. Przykład poprawnej wiadomości:

Szanowni Państwo!

Uprzejmie informuję, że (…)

II. Drugi przykład poprawnej wiadomości:

Szanowni Państwo,
Uprzejmie informuję, że (…)

3. Poszukiwanie najkrótszej alternatywy dla "Witam"

Osoby piszące wiadomości e-mail często poszukują skrótów. W ten sposób powstała dziwna tendencja do rozpoczynania korespondencji od zwrotu "Szanowni!" lub "Drodzy!".
Jak podane było w pierwszym punkcie, określenia "Szanowni" oraz "Drodzy" są w pełni poprawne, ale pod warunkiem, że występują z wyrazem określającym. Samodzielnie brzmią niezwykle sztucznie i nieelegancko.
Zamiast "Szanowni!" należy napisać "Szanowni Państwo". Szczególnie niewskazane jest użycie skróconej formy "Szanowni" w korespondencji z osobą, z którą nadawca jest w relacji pan/pani. Takie eksperymenty nie powinny być przeprowadzane poza gronem osób będących w bliższych relacjach.
Najlepiej jest zapamiętać jednak, że "Szanowni" i "Drodzy" nigdy nie występują samodzielnie.

4. Przecinek po "Pozdrawiam"

Inną ciekawą nieprawidłowością, która popełniana jest w znacznej większości wiadomości jest stawianie przecinka po "Pozdrawiam" na końcu e-maila.
Po zwrocie, który kończy wiadomość e-mail nie powinien pojawiać się żaden znak interpunkcyjny. Wystarczy samo "Pozdrawiam".

I. Dla przykładu:

Pozdrawiam
Jan Kowalski

Przy tej okazji warto również wspomnieć, że określenie "Pozdrawiam" nie jest uniwersalne i nie do każdej wiadomości będzie pasować. Bardziej oficjalnymi zakończeniami wiadomości będą "Z wyrazami szacunku" oraz "Z poważaniem", przy czym to pierwsze uznawane jest za bardziej eleganckie.

One thought on “Najczęściej popełniane błędy podczas pisania wiadomości e-mail. Jak prowadzić oficjalną korespondencję?

Dodaj komentarz